远程办公

「和平」背景下的在家办公和当下最大的区别是：

1. 前者可以在咖啡厅、户外等任何地方办公，现在你只能把自己关在家里
2. 前者有定期的线下开会，现在你只能线上开会
3. 前者可以认为是一种生活方式，现在，我们这是一种生存方式
4. 美国企业在协作工具上的实践比中国企业要深入

信息互通

远程办公最大的挑战在于，平时我们可以在工位沟通的事，我们需要通过微信、电话、视频的方式来沟通，之前你拍拍一个人的肩膀就可以问一个数据，现在你可能需要等待 10 分钟对方给你回复。

无疑，效率是降低的。

很多互联网企业已经使用在线的看板、文档、表格、文件共享来进行协作，有些较大的公司已经自己搭建了内部的共享系统，对于中小型工具，可以考虑使用：

• 企业微信
• 钉钉
• 飞书

等整合型企业协作工具，这些平台基本上涵盖了大部分协作场景需要的工具。这几个工具在疫情期间，都可以免费使用。

如果你有数据洁癖，又有特殊的网络条件，也可以考虑使用国外的产品，比如 Google 的 Gsuites 和 Dropbox 又或者 Office 365 ，这三款协作工具是久经沙场的，非常好用，但需要支付一定的费用。

这篇文章并不打算具体推荐和教大家使用工具，相信每个团队里，都有对协作工具相对熟悉的人，我想分享几个关于信息互通的原则：

1. 把文件/文档放到网盘里，不在微信群里发，方便团队成员查找
2. 每个人与团队其他成员共享自己每天的工作日程，方便他人约你时间讨论
3. 能不使用本地文档，如 Word/Excel/Numbers 就不使用，改用在线的可以同时编辑的工具，方便一起查看、编辑、处理
4. 工作群确保在工作时间只聊工作，避免刷屏影响其他人寻找重要信息
5. 微信、电话、视频沟通完毕后，在协作工具或邮件里做记录，与团队成员互通信息，确保信息对称
6. 总是选择最佳的沟通方式提高信息摄入程度。如果不需要情绪，打字即可，需要情绪和语气来沟通，打个语音电话，需要投影，开个视频会议
7. 团队负责人建立日报、周报制度，确保每个人每天做的事，都和周目标对齐，不跑偏
8. 团队负责人建立早会制度，早会期间，不具体讨论业务，每个人用 3 分钟讲自己当天要做的事和需要的协作

以上几点，在原则上是一致的：用所有能保证信息互通的方式，让团队成员知道自己每天做的事是与目标一致的，也知道其他人和自己一样，也在努力工作，就像在办公室时一样。

看到脸的沟通

远程工作避免不了开会，开会时看到脸是非常重要的，因为：

1. 你能确保其他人有没有在听，就像在会议室一样
2. 你能感受到对方的存在，不是一个人在孤独作战
3. 你能从对方的表情里，看到你的说的话有没有被很好地理解
4. 若你作为团队负责人，你还能看到谁没有在认真工作

这是我们一个团队在视频会议时的场景，一个产品经理将需要讨论的事，通过在线文档写了出来，在开会时，所有人都看着他的投屏，专心讨论：

还是那句话，就像在办公室里那样。

上班的仪式感

在家办公是很容易「变懒的」，好处是，我们节省了上下班的时间，有了额外的睡觉和学习时间，坏处是，我们可能感受不到「工作的氛围」。

我的做法是：

1. 保证每天的起床时间和上班时一样
2. 起床后正常洗脸、刷牙，把睡衣换掉
3. 在正常上班的时间，坐到电脑面前，与同事开早会
4. 工作时间保持在电脑或手机前，做到不晚于 10 分钟响应同事的消息
5. 中午休息时间做饭，想打瞌睡就定一个闹钟
6. 下班时间，开始做晚饭

所有的节奏，都和正常上班时一样，这让我保持着「上班」的感觉，而不是时不时想躺在沙发上睡一会或掏出手机开始打游戏。

目标拆分与日任务

如果你的企业之前并没有尝试过远程工作，无论你是企业负责人还是打工仔，双方都会多多少少存在「不信任感」，老板可能会觉得员工在家容易偷懒，而员工觉得老板总想拿各种制度来监视自己。

实际上，这种「矛盾」在办公室里也存在。即使一个人长时间坐在工位上，说实话，你也无法确保这个人是一直在工作的。而另一方面，有些工种，如果一直紧绷着，是无法有高质量产出的，尤其是创意行业。

一个比较好的解决这种矛盾办法是：

作为团队负责人或老板，你只关心每个人每天的任务是什么，这个人有没有完成任务，你并不需要知道他每一分钟在做什么。

作为员工，确保你告知领导，你当周、当天的任务是什么，并每天汇报任务的完成程度。

这样，双方都开心。核心是，任务拆解成日任务，此处，「日」不是动词。

对应到方法，我了解到，有些公司会要求员工每天写日报，而我采用的是看板：

我们定义了几个原则：

1. 每人每天晚上 22:00 前更新当天的任务产出和第二天要做的事，并标上自己的头像
2. 每个任务的颗粒度应当细致到天，跨天的任务应当拆解，用一句话简单描述任务是做什么
3. 每天，小组长和负责人，必须对每个人的 todo 进行评论，根据实际情况，修改完成情况的标签，如遇到问题，第二天迅速沟通
4. 用标签的颜色标记任务完成程度，并在每一条 todo 里写明完成的情况和产出物

用看板的另一个好处是信息互通，团队成员能互相看到对方每天在做什么，就像在办公室时一样。

已阅，批注，再开会

在办公室开会时，我们往往不喜欢这样的人，在会议前几天，明明已经把相关的文档发给所有人了，一次会议其实是希望大家之前已经有了初步了解，然后在会上快速讨论，但是有些人总是不提前看文档，导致在会议上需要主持人重复讲述文档内容。

另一方面，被抱怨的人也很冤枉，因为他可能真的很忙，没时间提前看文档，他期待着在会上听到陈述再表态。

如何化解两方的矛盾？

一种很好的做法是：

1. 依旧在开会前，把在线文档发给所有与会者
2. 在开会的前 10 分钟，所有人不说话，都认真阅读文档，并在文档上写上自己的批注
3. 10 分钟过后，开始正式讨论

当我们使用在线协作工作后，「做批注」这件事也变得非常容易了，每个与会者，都能看到其他人的批注，方便开展深入的讨论。

限时响应与主动反馈

和在办公室拍拍一个人的肩膀马上就会回应不一样，家家有本难念的经，你家的小孩突然哭了，你需要去安抚，这时你可能无法马上回应对方。

这时，其实同事之间需要多多理解，可以有这样一个约定：

1. 不是很着急的事，在微信里发给对方，着急的事，打电话
2. 约定好的讨论，提前用日程共享的方式约所有人的时间，而不是临时拉起讨论
3. 团队之间约定一个默契，比如，工作时间内，所有消息在 15 分钟之内必须做出回应，如果没有回应，打电话沟通

另一方面，为了减少无法面对面反馈造成的信息延迟，我会建议团队成员主动反馈，而不是等待上级询问。早点反馈，遇到问题，迅速求助，有好的结果，早点告诉团队，也是一种鼓舞。

早会制度

我认为早会制度在远程办公时是很有必要的，而且早会必须通过视频的方式来进行，每个人在上班第一时间就能看到同事的脸，就像在办公室一样，这种感觉是非常温暖的，尤其是在疫情之下，看到同事们还活着，难道，不开心么？

前面，我们已经制定了「日任务」制度，那么，在早会时，每个人用 3 分钟时间讲述自己当天的任务，前一天完成的事，以及需要其他人什么样的协助，这样，能确保团队从早上开始就在「团队作战」而非一个人在战斗。

早会不宜时间过长，如果需要针对某个问题进行深入讨论，应该另行约一个会议，早会只做早会该干的事。

劳逸结合

在家工作其实挺容易分心的，在办公室我们多多少少会顾忌一下老板、同事的感受，不敢轻易在工位上开小差。但在家里，其实是处在「无人管理」的状态。

并不是说，我们在家里就一定要每时每刻把目光放在电脑上工作，很难，对于每个人来说都很难，一个人能集中精力工作 1 小时不休息已经是一件非常值得骄傲的事了。

某个健身 app 的广告语是「自律使我自由」，但自律本身又是一件挺难的事。

我自己的做法是，采用「番茄工作法」，你可能在很多文章里都听说过这种工作方式，简单来说就是：

• 工作 25 分钟
• 休息 5 分钟
• 再工作 25 分钟
• 休息 10 分钟
• 如此循环

实践证明，这种工作方式让我既保持工作的集中度，又不至于让大脑时刻紧绷着。

你可以在 App Store 找到很多番茄工作法的 app ，它们会帮你设定好闹钟，实在不想下载 app，自己设置一个闹钟就好了。

互相留电话

由于运营商的原因，微信的音频通话无法像打电话那样，直接阻断当前的操作。

而远程工作有可能出现紧急的情况，需要一个人进行立即响应，所以，团队之间互相留下电话号码是有必要的。

反过来，我们应该减少「紧急的情况」，因为直接打电话，很多时候会让对方无法马上从原来的工作中抽离出来，多多少少，对方都会有点小情绪。